新年会の幹事に初めて選ばれた場合、一体何から準備すべきなのかわからないものですよね。特に、社員全員が参加するような盛大な新年会の場合、幹事のプレッシャーは尽きません。ここでは、初めて新年会の幹事を担当する事になった時に覚えておきたいことを、まとめて解説致します。
新年会とは？どんな意味がある？
まずは、知っているようで意外と知らない新年会を行う意味や、新年会を行う時期についてご説明します。新年会の準備を始める前に確認しておきましょう。
新年会を英語で言うと？
新年会を英語で言うと、「New Year’s party」となります。文字通り、「新年を祝うパーティ」という意味です。社内に海外の方がいる場合などは、メールや口頭でこの言い回しを使うと良いでしょう。
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新年会を行う時期は、1月中がベストです。新年を祝い、決意をあらためる機会ですので、1月中に行うのが適切とされています。
とはいえ、業務が忙しい場合は1月を過ぎてしまう場合もありますよね。たとえ1月を過ぎてしまったとしても、旧正月と言われる2月中までであれば問題ないと考えられます。2月の方がお店の予約なども取りやすくなり、余裕を持って準備もできるので良いかもしれませんね。
新年会の幹事になった！やるべきことは？
新年会の幹事に初めて選ばれた場合、最初に何をすれば良いのでしょうか？新年会の幹事がやるべきことについて、順を追って解説します。
新年会の案内状は必要？メールでもいい？
新年会の案内状は必ず出すようにしましょう。たとえ社内のみのイベントであったとしても、連絡はしっかりと全社員の間に行き渡らせる必要があります。
最近では紙の案内状を用いるよりもメールでの案内状の方が効率的で失敗がないと考えられます。社外の取引先など以外には、メールで案内状を送るようにしましょう。文面は次のようなものになります。
- ・タイトル（「新年会のご案内」など）
- ・本文（時候の挨拶、忘年会を開催するといった旨）
- ・日時、場所、幹事名
- ・出欠連絡の期日や返信先
余興やゲーム・景品も用意すべき？
会社で行うものであったとしても、新年会が祝いごとであることに違いはありません。余興やゲームなどを用意して、しっかり盛り上げましょう。
社内での新年会は、社員の士気を上げることがメインテーマ。職場での仕事風景をサプライズで動画に撮り、映画風に編集して社内での目標をテロップなどで演出し、「今年も頑張りましょう！」といったメッセージを伝える映像を放映するのも良いですね。ゲームはビンゴゲームやイントロゲームなど、多くの社員が楽しめるものが良いでしょう。
ゲームにはちょっとした景品を用意しておくとより盛り上がります。かさばったり高価すぎたりする景品は貰う方も用意する方も大変でしょうから、テーマパークのチケットや商品券、ちょっと豪華な食べ物などが良いかもしれません。
食事や飲み物はケータリングを活用
新年会に美味しい料理や飲み物は欠かせないものです。ですが、やらなければならないことが多い幹事様は料理の用意にまで手がまわりませんよね。そのような場合におすすめなのが、ケータリングの活用です。
ケータリングを活用することで配膳などは専門のスタッフに任せることができるため、社内で人手を確保する必要がなくなります。手間をかけずに幅広い層のニーズに合わせた料理を用意することができるので、幹事様は会の進行に集中することができますよ。
新年会の式次第や当日の流れとは？
新年会の式次第は、次のような流れになります。場の盛り上がりなどによって若干の変更は出てくるかもしれませんが、基本の流れを確認してプログラムを組んでおきましょう。
- ①開会の挨拶
- ②年頭の挨拶または訓示
- ③乾杯
- ④食事・歓談
- ⑤表彰や余興など
- ⑥万歳三唱など
- ⑦閉会の挨拶
新年会の司会もやることに！服装や挨拶はどうする？
新年会は普段の業務とは異なり、ややプライベートに近い催し物です。新年会に参加するときの服装は、カジュアルな服装でも良いと思われがちですが、司会に選ばれたときには、ややフォーマルな服装を選ぶ方が良いでしょう。男性でも女性でも、ジャケットスタイルできちんと感を出しておくことをおすすめします。
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「あけましておめでとうございます。
またこうして新年を皆様と迎えられことを、嬉しく思います。
皆さまに置かれましては、年末年始の休暇で十分英気を養ったことでしょう。
年も変わり、心機一転今年も良い1年になるようにと祈念いたしまして、新年の挨拶とさせていただきます。
皆様、今年もよろしくお願いいたします。」
新年会幹事必見！成功の秘訣
初めて新年会の幹事を任せられた場合、自分自身の幹事の仕事に集中することが何よりも求められます。特に司会まで任せられたという場合は、準備のフローを確認して、できるかぎり不必要なタスクを減らしていくようにしましょう。
具体的には、新年会の主催をチームで行い何人かで分担する、食事や飲み物はケータリングを活用して専門のスタッフに配膳を行ってもらう…など成功の秘訣となるでしょう。
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初めての新年会の幹事は不安がたくさん。今回ご紹介したコツを覚えておいて、新年会を成功させましょう。新年会の食事や飲み物の準備にお困りの際には、サンケイ会館のケータリングをご利用くださいませ。幅広い層の出席者にお喜び頂ける、豊富なメニューが自慢です。
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